Aydınlatma Metni

Dijital vekalet, gündem önerisi ve yönetim adaylığı sistemi
Sürüm 2026-11-11.1 · 11 Kasım 2026

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) m.10 uyarınca, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Beyaz Residans Site Yöneticiliği (Beyaz Residence Sitesi Kat Malikleri Kurulu adına yönetim kurulu; Etimesgut Vergi Dairesi 1670590330; Eryaman Mahallesi, Dil Devrimi Caddesi, Subaşı Sokak No: 1, 06824 Etimesgut / Ankara; info@beyazresidence.net; +90 (850) 305 02 99) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik: ad soyad, T.C. kimlik numarası (vekalet veren malikin ve üçüncü kişi vekilin); şirket malikler için yetkilinin adı soyadı.
• İletişim: cep telefonu numarası (malikin ve üçüncü kişi vekilin).
• Gayrimenkul: bağımsız bölüm (daire) numarası ve malik sıfatı.
• Hukuki işlem: vekaletname metni, seçilen vekil, vekaletin verilme ve geri alınma kayıtları, gündem önerileri, yönetim ve denetim kurulu adaylığı bildirimi.
• İşlem güvenliği: IP adresi ve bağlantı noktası, işlem tarihi ve saati, tarayıcı ve cihaz bilgileri (işletim sistemi, ekran ve pencere boyutu, dil, saat dilimi, tarayıcınızda tutulan rastgele cihaz tanıtıcısı), oturum kayıtları, SMS doğrulama kayıtları (kodun gönderilme ve doğrulanma zamanı, SMS iş numarası; kodun kendisi saklanmaz), elektronik mühür ve zaman damgası kayıtları, değiştirilemez işlem günlüğü.

Bu sistemde özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri, fotoğraf vb.) işlenmez.

3. İşleme amaçları

• 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.29 ile m.34 kapsamında kat malikleri kurulu toplantısının yapılması ve katılımın yönetilmesi,
• KMK m.31 uyarınca vekaletin alınması; malik sıfatınızın ve kimliğinizin doğrulanması; vekaletnamenin kaydı, saklanması ve toplantı divanına sunulması,
• hazirun cetvelinin hazırlanması, toplantı ve karar yeter sayısının tespiti,
• gündem önerilerinin alınması, derlenmesi ve toplantıda görüşülmesi,
• yönetim ve denetim kurulu adaylarının mevcut yönetime bildirilmesi ve görev devri hazırlığı,
• vekaletin kim tarafından, ne zaman ve hangi cihazdan verildiğinin ispatı; KMK m.33 kapsamındaki iptal davaları dâhil olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması,
• bilgi güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 kapsamında, açık rızanız aranmaksızın şu sebeplere dayanılarak işlenir:

• (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi: KMK m.29 (toplantıya çağrı), m.30 (yeter sayı), m.31 (oy hakkının vekil eliyle kullanılması), m.32 (kararların karar defterine yazılması), m.34 (yönetici seçimi).
• (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü: toplantı ve karar yeter sayısının tespiti, kararların ve katılımın kayda geçirilmesi.
• (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: oy hakkınızın vekil eliyle kullanılması, vekaletin ispatı ve uyuşmazlıklarda hakların korunması.
• (f) Meşru menfaat: işlem güvenliği kayıtlarının tutulması, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.

Aşağıdaki onay, bu metni okuduğunuzu teyit etmenizi sağlar; kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin bir açık rıza beyanı değildir.

5. Toplama yöntemi

Verileriniz ogkt2026.beyazresidence.net üzerinden, sizin girdiğiniz bilgilerle ve tarayıcınızın otomatik olarak ilettiği teknik bilgilerle elektronik ortamda toplanır. Malik sıfatınız, site yönetiminin aidat ve malik kayıtlarını tuttuğu Biyos sistemindeki (Lifos Yazılım A.Ş.) kat maliki kaydıyla (ad soyad, bağımsız bölüm, cep telefonu ve varsa T.C. kimlik numarası) otomatik olarak eşleştirilir. Eşleşme sağlanamazsa sistem üzerinden vekalet verilemez; bu durumda kaydınızın düzeltilmesini yönetimden isteyebilirsiniz.

6. Aktarım

• Toplantı divan kurulu ve kat malikleri kurulu: hazirun cetveli ve vekaletnameler (ad soyad, bağımsız bölüm, vekilin adı; kimlik denetimi için T.C. kimlik numarası).
• Vekiliniz: adınız, bağımsız bölüm numaranız ve vekaletname doğrulama bağlantısı (SMS ile).
• Mevcut yönetim kurulu üyeleri: adaylık bildirdiğinizde adınız, bağımsız bölümünüz ve cep telefonunuz (SMS ile).
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: talep hâlinde ve mevzuatın zorunlu kıldığı ölçüde.
• Hizmet sağlayıcılar (veri işleyen): SMS gönderimi için NetGSM İletişim ve Bilgi Teknolojileri A.Ş.; sunucu ve yedekleme altyapısı için Amazon Web Services (verileriniz ve yedekleri Türkiye'de, İstanbul'daki altyapıda tutulur); yazılım ve teknik destek hizmeti sağlayıcısı (Türkiye).

Belgenin zamanını kanıtlamak için zaman damgası hizmeti sağlayıcısına (DigiCert, yedek olarak Sectigo ve FreeTSA) yalnızca vekaletnamenin geri döndürülemez özet değeri (SHA-256 parmak izi) gönderilir; bu değerden kişisel veri elde edilemez. Kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaz.

7. Saklama süresi ve imha

Vekalet kayıtları, gündem önerileri, aday bildirimleri ve bunlara ait bütün dijital izler (işlem güvenliği kayıtları, SMS doğrulama kayıtları, elektronik mühür ve zaman damgası kayıtları, işlem günlüğü) site yönetimi tarafından toplantı tarihinden itibaren 10 (on) yıl süreyle (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.146 genel zamanaşımı) saklanır. Sürenin bitiminde kayıtlar silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Süre içinde başlamış bir hukuki uyuşmazlık varsa kayıtlar uyuşmazlık kesinleşinceye kadar saklanabilir. Sistem toplantı sürecinden sonra kapatılır; kayıtlar şifreli arşiv olarak yönetimde saklanmaya devam eder.

8. Güvenlik

T.C. kimlik numarası, telefon numarası ve vekaletname içeriği veritabanında şifreli tutulur; bağlantılar şifrelidir; doğrulama kodları yalnızca özet değer olarak saklanır; her işlem, sonradan değiştirilemeyecek biçimde birbirine bağlı bir günlüğe yazılır. Vekaletnameler sistemin elektronik mührüyle imzalanır ve bağımsız bir zaman damgası alınır.

9. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru

Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yukarıdaki adrese yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce yönetime bildirdiğiniz e-posta adresinizden info@beyazresidence.net adresine iletebilirsiniz. Başvuru formu: beyazresidence.net/kvkk-basvuru. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.